Entsendung von Fahrern in der EU: Wann ist eine IMI-Meldung erforderlich?

Für Transportunternehmen, die auf dem Markt der Europäischen Union tätig sind, ist die korrekte Beurteilung jeder einzelnen Transportoperation entscheidend geworden, um Bußgelder, Verzögerungen und zusätzliche Verwaltungskontrollen zu vermeiden. Die häufigste Frage, die uns von in der EU registrierten Transportunternehmen gestellt wird, lautet: Ist für eine konkrete Transportoperation eine IMI-Fahrermeldung erforderlich?

Die Antwort hängt von der Art der Transportoperation ab. Es reicht nicht aus, nur das Land zu betrachten, durch das das Fahrzeug fährt. Vielmehr muss festgestellt werden, wo der Transport beginnt, wo er endet, wo die Be- oder Entladung erfolgt und ob eine ausreichend starke Verbindung zu dem Staat besteht, in dem das Transportunternehmen registriert ist.

Was bedeutet die Entsendung von Fahrern nach der Richtlinie (EU) 2020/1057?

Die Vorschriften über die Entsendung von Fahrern im Straßenverkehr gehören zu den wichtigsten Elementen des EU-Mobilitätspakets. Die Richtlinie (EU) 2020/1057 führt besondere Vorschriften für die Entsendung von Fahrern im Straßenverkehrssektor ein. Sie unterscheidet zwischen Transportoperationen, bei denen eine ausreichende Verbindung zum Aufnahmemitgliedstaat besteht, und solchen, bei denen die Verbindung zum Niederlassungsstaat des Transportunternehmens weiterhin erhalten bleibt.

Ein Fahrer gilt daher als entsandt, wenn er eine Transportoperation in einem EU-Mitgliedstaat durchführt, der nicht der Staat ist, in dem sein Arbeitgeber niedergelassen ist, und diese Transportoperation eine ausreichend starke Verbindung zum Hoheitsgebiet dieses Aufnahmemitgliedstaats aufweist.Dies ist insbesondere bei Kabotage- und Cross-Trade-Operationen von Bedeutung, da gerade diese Transportarten am häufigsten von den Vorschriften über die Entsendung von Fahrern erfasst werden

Wann gilt ein Fahrer als entsandt?

Nach den Vorschriften des EU-Mobilitätspakets gilt ein Fahrer in der Regel in folgenden Fällen als entsandt:

• wenn er Kabotage in einem EU-Mitgliedstaat durchführt;
• wenn er eine Cross-Trade-Operation durchführt, also einen Transport zwischen zwei Staaten, von denen keiner der Niederlassungsstaat des Transportunternehmens ist;
• wenn er eine Leerfahrt durchführt, die direkt mit einer Kabotage- oder Cross-Trade-Operation verbunden ist.

In diesen Fällen muss das Transportunternehmen prüfen, ob eine Pflicht zur Einreichung einer IMI-Meldung besteht und ob der Fahrer während einer Kontrolle die entsprechenden Unterlagen mit sich führt.

Kabotage

Kabotage ist die nationale Güterbeförderung, die ein ausländischer Beförderer vorübergehend im Hoheitsgebiet eines Aufnahmemitgliedstaats durchführt. Wenn beispielsweise ein in Kroatien niedergelassener Beförderer eine Be- und Entladung innerhalb Deutschlands durchführt, handelt es sich um Kabotage in Deutschland. In einer solchen Situation gelten die Vorschriften über die Entsendung von Fahrern.

Bei Kabotage ist es besonders wichtig zu verstehen, wann die Entsendesituation beginnt und wann sie endet. Der Fahrer gilt ab dem Zeitpunkt als entsandt, in dem er eine Leerfahrt zum Ladeort der Ware für die Kabotageoperation beginnt. Die Entsendung dauert während der gesamten Kabotage an und endet, wenn die Ware entladen und die Kabotageoperation abgeschlossen ist.

Beginnt der Fahrer anschließend eine bilaterale Rückbeförderung in den Niederlassungsstaat, gelten die Entsendevorschriften für diesen Teil der Fahrt nicht mehr.

Cross-Trade-Operationen

Eine Cross-Trade-Operation liegt vor, wenn ein Beförderer einen Transport zwischen zwei Staaten durchführt, von denen keiner der Staat ist, in dem das Unternehmen seinen eingetragenen Sitz hat. Wenn beispielsweise ein in Kroatien registriertes Unternehmen einen Transport von Frankreich nach Deutschland durchführt, handelt es sich bei dieser Operation um Cross-Trade. In diesem Fall gilt der Fahrer in den Staaten als entsandt, die mit dieser konkreten Operation verbunden sind.

Bei Cross-Trade-Operationen beginnt die Entsendesituation nicht unmittelbar nach dem Ende der vorherigen bilateralen Fahrt. Sie beginnt, wenn der Fahrer zum Ladeort der Ware für die Cross-Trade-Operation fährt. Der Fahrer gilt im Beladestaat und anschließend auch im Entladestaat als entsandt, entsprechend dem Ablauf der konkreten Transportoperation.

Dies ist eine der häufigsten Situationen, in denen Unternehmen Fehler machen, weil sie fälschlicherweise davon ausgehen, dass die vorherige oder die anschließende bilaterale Fahrt ausreicht, um die gesamte Route von den Entsendevorschriften auszunehmen.

Was gilt nicht als Entsendung eines Fahrers?

Nach den Vorschriften des Mobilitätspakets gelten folgende Fälle nicht als Entsendung:

• bilaterale internationale Transportoperationen zwischen dem Niederlassungsstaat und einem anderen Staat;
• begrenzte zusätzliche Tätigkeiten im Rahmen der Regeln 1+1 und 0+2;
• Transit durch einen Staat ohne Be- oder Entladung;
• bestimmte Straßenabschnitte des kombinierten Verkehrs, wenn sie eine bilaterale Beförderung darstellen;
• Beförderung mit leerem Fahrzeug nach der Entladung.

Was bedeuten die Regeln 1+1 und 0+2?

Die Europäische Kommission hat in ihren unverbindlichen Auslegungen die Situationen weiter erläutert, in denen während eines bilateralen Transports zusätzliche Be- und Entladevorgänge durchgeführt werden. Jede zusätzliche Operation außerhalb dieser Grenzen kann dazu führen, dass der Fahrer als entsandt gilt:

• Die „1+1“-Regel ermöglicht, während der Hinfahrt aus dem Niederlassungsstaat einen zusätzlichen Be- und/oder Entladevorgang sowie während der Rückfahrt in den Niederlassungsstaat einen weiteren zusätzlichen Be- und/oder Entladevorgang durchzuführen, ohne dass dadurch eine Entsendepflicht entsteht.
• Die „0+2“-Regel sieht vor, dass, wenn während der Hinfahrt keine zusätzlichen Be- oder Entladevorgänge durchgeführt wurden, während der Rückfahrt zwei solche Tätigkeiten durchgeführt werden können, ohne dass dadurch eine Entsendepflicht entsteht.

Leerfahrten: die häufigste praktische Zweifelsfrage

Eine Leerfahrt ist nicht dasselbe wie Transit. Bei Leerfahrten ist die entscheidende Frage, mit welcher Transportoperation diese Fahrt verbunden ist.

Wenn die Leerfahrt mit einer bilateralen Operation verbunden ist, gilt der Fahrer nicht als entsandt. Wenn beispielsweise ein Fahrer, der in München Waren entladen hat, nach der Entladung mit einem leeren Lkw nach Kroatien zurückkehrt, wo das Transportunternehmen registriert ist, gelten die Entsendevorschriften nicht.

Fährt der Fahrer jedoch mit einem leeren Fahrzeug zum Ladeort für eine Kabotage- oder Cross-Trade-Operation, kann diese Leerfahrt von den Entsendevorschriften erfasst sein. Wenn beispielsweise ein Fahrer aus Kroatien, wo auch das Transportunternehmen registriert ist, für das er arbeitet, leer nach Deutschland fährt, um dort Waren für einen Transport nach Belgien zu laden, ist die Leerfahrt zum Ladeort in Deutschland mit einer Cross-Trade-Operation verbunden.

Welche Pflichten hat ein Transportunternehmen, wenn eine Entsendung vorliegt?

Wenn festgestellt wird, dass der Fahrer entsandt ist, muss das Transportunternehmen vor Beginn der Entsendung eine Meldung über das Binnenmarkt-Informationssystem der Europäischen Union (IMI) einreichen.

Im Falle einer Kontrolle muss der Fahrer die entsprechende Dokumentation verfügbar haben, einschließlich der Entsendemeldung, eines Nachweises über die Transportoperation, wie etwa CMR oder e-CMR, sowie Tachografenaufzeichnungen mit den Ländersymbolen der Staaten, in denen der Transport durchgeführt wurde. Wir weisen darauf hin, dass ab dem 1. Juli 2026 Fahrzeuge mit einer Masse zwischen 2,5 und 3,5 Tonnen, die internationalen Gütertransport innerhalb der Europäischen Union durchführen, mit einem intelligenten Tachografen der zweiten Generation (G2V2) ausgestattet sein müssen. Diese Pflicht gilt unstreitig für Transportunternehmen, die in EU-Mitgliedstaaten registriert sind, und hat zur Folge, dass für diese Fahrer dieselben Pflichten gelten wie für Fahrer schwerer Nutzfahrzeuge.

Nach Beendigung der Entsendung können die zuständigen Behörden des Aufnahmemitgliedstaats zusätzliche Unterlagen anfordern. Das Unternehmen muss dann innerhalb der vorgeschriebenen Frist Dokumente vorlegen, die unter anderem Tachografenaufzeichnungen, Frachtbriefe, den Arbeitsvertrag, Arbeitszeitaufzeichnungen, Lohnunterlagen und Nachweise über die Lohnzahlung umfassen können.

Warum ist eine korrekte Beurteilung für Transportunternehmen wichtig?

Viele Unternehmen gehen fälschlicherweise davon aus, dass eine Entsendemeldung für Fahrer über das IMI-System nur für „große“ Operationen erforderlich ist oder dass ein CMR allein ausreichend ist. Das ist nicht richtig. Die Kontrollen der Entsendung von Fahrern in der EU werden immer präziser und zunehmend mit digitalen Systemen verknüpft. IMI-Meldungen, Tachografendaten, CMR-Dokumentation und Routendaten können gemeinsam überprüft werden, was bedeutet, dass administrative Fehler immer leichter erkennbar werden.

Die häufigsten Fehler entstehen, wenn ein Unternehmen:

• Cross-Trade fälschlicherweise als bilateralen Transport behandelt;
• nicht erkennt, dass Kabotage immer von den Entsendevorschriften erfasst ist;
• eine Leerfahrt falsch beurteilt;
• die Grenzen der Regeln 1+1 und 0+2 nicht beachtet;
• die Dokumentation nicht bereitstellt, die der Fahrer während einer Kontrolle verfügbar haben muss.

Eine einzige falsch beurteilte Transportoperation kann zu einer fehlerhaften oder nicht eingereichten IMI-Meldung führen, was für das Transportunternehmen das Risiko von Bußgeldern, zusätzlichen Kontrollen und Verzögerungen im Transport bedeutet. Beispielsweise können Bußgelder nach dem deutschen Mindestlohngesetz (MiLoG) bis zu 30.000 EUR pro Verstoß betragen. Neben den Bußgeldern können detaillierte finanzielle Prüfungen und weitere Inspektionen folgen, und all dies kann die Reputation des Unternehmens erheblich beeinträchtigen. Wichtig ist, dass sich die Bußgelder gegen den Arbeitgeber, also das Transportunternehmen, richten und nicht gegen den Fahrer.

EXPO-Unterstützung für IMI-Meldungen und EU Transport Compliance

Das System zur Meldung entsandter Fahrer über die IMI-Plattform gilt in allen Mitgliedstaaten der Europäischen Union gemäß den Vorschriften über die Entsendung von Arbeitnehmern im Straßenverkehr. Die Vorschriften über die Entsendung von Fahrern erfordern ein detailliertes Verständnis der Route, der Art der Transportoperation und der den Transport begleitenden Dokumentation. Für Transportunternehmen, die täglich internationalen Transport durchführen, stellt dies eine erhebliche administrative Herausforderung dar.

Das EXPO-Team bietet Transportunternehmen fachkundige Unterstützung im Bereich EU Transport Compliance, einschließlich:

· Beurteilung, ob eine konkrete Operation den Entsendevorschriften unterliegt;
 · Vorbereitung und Einreichung von IMI-Meldungen;
 · Prüfung der Dokumentation für Kontrollen;
 · administrative Unterstützung im Falle von Anfragen zuständiger Behörden;
 · Beratung zu den Vorschriften des EU-Mobilitätspakets.

Unser Ziel ist es, Transportunternehmen ein sicheres, fristgerechtes und den geltenden EU-Vorschriften entsprechendes Arbeiten zu ermöglichen und gleichzeitig das Risiko von Bußgeldern und Transportverzögerungen zu reduzieren. Wenn Sie nicht sicher sind, ob Sie eine IMI-Meldung benötigen, wenden Sie sich an das EXPO-Team.